О ведении трудовой деятельности в электронном виде
16 декабря 2019 года были подписаны федеральные законы № 439-ФЗ “О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде” и № 436-ФЗ “О внесении изменений в Федеральный закон “Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования”, направленные на ведение с 1 января 2020 года трудовой деятельности в электронном виде. Вводятся электронные трудовые книжки, которые будут реализованы только в цифровом формате.
Электронная трудовая книжка обеспечит постоянный и удобный доступ работников к информации о своей трудовой деятельности, а работодателям откроет новые возможности кадрового учета.
Что нужно знать работодателям?
- с 1 января 2020 года сведения о трудовой деятельности застрахованных лиц предоставляют в ПФР ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным;
- с 1 января 2021 года в случаях приема на работу или увольнения сведения будут представляться не позднее рабочего дня, следующего за днем приема на работу или увольнения;
- работодатель обязан выдать работнику сведения о трудовой деятельности по его заявлению – не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления, при увольнении – в день прекращения трудового договора;
- работодатель, с численностью 25 и более лиц, представляет сведения о трудовой деятельности в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью. Для работодателей, которые не подключены к электронному документообороту, на сайте ПФР будет внедрен сервис для формирования отчетности в электронном виде, который будет предоставляться работодателям на безвозмездной основе;
- работодатели до 30 июня 2020 года письменно информируют работников об их праве выбора ведения трудовой деятельности: на бумажном носителе или в электронном виде;
- информацию о поданном работником заявлении работодатель представляет в ПФР в составе сведений о трудовой деятельности;
- на граждан, впервые поступающих на работу с 1 января 2021 года, трудовые книжки оформляются только в электронном виде;
- за нарушения представления сведений предусмотрена ответственность в соответствии с КоАП. Контроль будет осуществляться Рострудом.
Что нужно знать работникам?
- для всех работающих граждан переход к новому формату сведений о трудовой деятельности будет осуществляться добровольно с согласия гражданина. А именно, работники могут определиться с выбором и подать работодателю письменное заявление в произвольной форме до 31 декабря 2020 года.
- со сведениями электронной трудовой книжки можно ознакомиться в личном кабинете на сайте Пенсионного фонда России или портале Госуслуг, а также через соответствующие приложения для смартфонов.
- при необходимости сведения электронной трудовой книжки будут предоставляться в виде бумажной выписки нынешним или бывшим работодателем (по последнему месту работы), а также территориальным органом Пенсионного фонда России или многофункциональным центром (МФЦ).
Преимущества ведения сведений о трудовой деятельности в электронном виде:
- Сохранность пенсионных прав Работодатель добросовестно производит за работников отчисления в Пенсионный фонд, которые будут учтены в будущем при выходе на пенсию. Сведения от работодателя будут формироваться автоматически. Работник в любой момент может запросить из ПФР сведения о своей трудовой деятельности в режиме реального времени и проверить их правильность. Благодаря электронным книжкам будут учтены все периоды трудовой деятельности.
- Легко восстановить
Потеря бумажной трудовой книжки — реальная проблема. Особенно если речь идет о стаже до 2002 года, до создания в ПФР системы персонифицированного учета, который предоставляет наиболее точную информацию о периодах трудовой деятельности человека. Может быть принята нотариально заверенная копия. Если ее нет, территориальными органами ПФР направляются запросы в архивные учреждения, организации. Ведь стаж напрямую влияет на право выхода на пенсию и на ее размер. Зачастую документы организаций, где человек трудился не сохранены, не сданы в архивные учреждения, нет правопреемников. Поэтому электронный вариант — более надежный способ хранения данных.
- Экономит время
При обращении за государственными и муниципальными услугами человек освобождается от обязанности предоставлять сведения о трудовой деятельности. Не требуется представление заверенных копий документов о трудовой деятельности при получении тех или иных услуг. В электронной системе будут применяться автоматизированные стандартные формулировки — например, «уволен по собственному желанию», тем самым ощибочности не будет.
Еще одним плюсом является то, что электронная трудовая книжка позволит выявить недобросовестных работодателей, которые платят «серую» зарплату и не делают отчислений страховых взносов за своих работников. Детальная информация о работнике, его должности, зарплате, уплачиваемых налогах и о взносах в ПФР поможет вывести из тени недобросовестных работодателей. Сейчас недобросовестных работодателей выявляют в ходе специальных проверок.
Вопросы-ответы по электронной трудовой книжке
Можно ли будет сохранить бумажную трудовую книжку?
Да, можно. Для этого необходимо будет подать работодателю соответствующее письменное заявление в произвольной форме до конца 2020 года. В этом случае с 2021 года бумажную трудовую книжку продолжат вести одновременно с электронной. Если же работник не подаст (не успеет подать) такое заявление до 31 декабря 2020 года, работодатель также продолжит вести трудовую книжку на бумаге.
В каком случае не ведется бумажная трудовая книжка?
Если сотрудник впервые устроится на работу после 1 января 2021 года. У таких работников данные о трудовой деятельности будут вестись только в электронном виде. А также отказавшимся от ведения бумажных трудовых книжек.
В какие сроки работодателю необходимо предоставлять сведения в Пенсионный фонд?
С 1 января 2020 года сведения о трудовой деятельности застрахованных лиц предоставляют в ПФР ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным;
С 1 января 2021 года в случаях приема на работу или увольнения сведения будут представляться не позднее рабочего дня, следующего за днем приема на работу или увольнения.
Какая информация будет содержаться в электронной трудовой книжке?
По составу данных обе книжки почти идентичны.
При устройстве в дальнейшем на другую работу, что нужно предоставлять для подтверждения стажа?
Информация о трудовой деятельности представляется работодателю либо в распечатанном виде, либо в электронной форме с цифровой подписью. И в том и в другом случае работодатель переносит данные в свою систему кадрового учета.
Как можно будет получить сведения из электронной трудовой книжки?
Сведения из электронной трудовой книжки можно получить через личный кабинет на сайте Пенсионного фонда России и на Портале государственных услуг, используя логин и пароль.
Если нет учетной записи (логина и пароля), необходимо зарегистрироваться и получить подтвержденную учетную запись в Единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА) на портале Госуслуг.
Информацию из электронной трудовой книжки можно получить также в бумажном виде, подав заявку:
- работодателю (по последнему месту работы);
- в территориальном органе Пенсионного фонда России;
- в многофункциональном центре (МФЦ).
